Żonglowanie dziesiątkami zadań i ludzi może doprowadzić Cię do szaleństwa, prawda? Chcesz zachować równowagę, aby Twój projekt nie zanurkował. Spędziliśmy godziny odkrywając najprostsze narzędzia do zarządzania projektami. Naszym najlepszym rozwiązaniem dla większości użytkowników jest ClickUp — ma dziesiątki zastosowań, wspaniałe samouczki oraz pomoce wizualne, które pomogą Ci w pełni używać wszystkie funkcjonalności programu w mgnieniu oka.
Jedno narzędzie do zarządzania projektami to wszystko, czego potrzebujesz. Żadna branża nie stanowi wyzwania dla ClickUp a platforma oferuje szablony do uruchamiania projektów, listy zadań, kampanii marketingowych, a nawet projektów pracy zdalnej.
ClickUp sprawia, że rozpoznawanie pominiętych celów jest łatwe do zauważenia. Wizualny pulpit nawigacyjny usuwa przypadki zgadywania z zarządzania projektami. Nawet jeśli nie masz doświadczenia w korzystaniu z tego typu oprogramowania, ClickUp poprowadzi cię dzięki obszernym samouczkom, z których możesz korzystać aby budować swoją pewność siebie we własnym tempie.
Najlepsze programy do zarządzania projektami:
- ClickUp – najlepszy dla większości
- Monday.com – Najlepsze do zdalnego zarządzania projektami
- Smartsheet – najlepszy dla zespołów marketingowych
- Trello – najlepszy do zarządzania treścią
- Notion – Najlepsze dla startupów
Kiedy warto zainwestować w program do zarządzania projektami?
Jeśli potrzebujesz prostego sposobu zarządzania rosnącą listą projektów, narzędzie do zarządzania projektami zapewni lepsze przepływy pracy, mniej błędów i bardziej efektywną realizację, która jest powtarzalna.
Chociaż na początku możesz używać Dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych Google do obsługi wszystkich potrzeb związanych z projektem, narzędzia te mają tendencję do uderzania w ścianę, gdy zaczniesz dostrzegać wzrost.
Gdy zaczniesz się rozwijać, a Twój zespół zbliża się do dwucyfrowej liczby, ostatecznie od Twoich celów biznesowych i budżetu zależy, czy postrzegasz inwestowanie w narzędzie do zarządzania projektami jako opłacalną inwestycję.
Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej złożone stają się Twoje projekty i im więcej masz ruchomych części, które obejmują współpracę, tym bardziej narzędzie do zarządzania projektami staje się koniecznością, a nie luksusem.
Należy pamiętać, że wiele z tych narzędzi ma albo bezpłatne wersje próbne, albo bezpłatne plany na zawsze, najlepsze dla większości poniższych opcji, dające możliwość uzyskania wysokiej nagrody o niskim ryzyku, z której należy bezwzględnie skorzystać.
#1 – ClickUp — najlepszy dla większości użytkowników
Gdy trafisz na stronę główną ClickUp , zaczniesz odczuwać, jak solidne, a jednocześnie praktyczne jest to narzędzie. 200 000 firm używa go do kontrolowania swoich projektów, w tym Airbnb, Google, Nike i Uber, żeby wymienić tylko kilka.
ClickUp oferuje świat nieskończonych możliwości zarządzania projektami, bez względu na wielkość zespołu lub zakres projektów, z którymi się mierzysz.
Tworzenie wykresów Gantta, arkuszy kalkulacyjnych, przypomnień, baz wiedzy, niestandardowych statusów, powtarzających się list kontrolnych, wykresów obciążenia pracą i automatyzacji to tylko wierzchołek góry lodowej oferowanych narzędzi do usprawnienia zarządzania projektami.
Aby skutecznie wdrożyć zespół, zapewnia wiele przypadków użycia, przewodniki szybkiego startu, prezentacje na żądanie, filmy i artykuły pomocy technicznej na wypadek napotkania wąskich gardeł, a także wsparcie online ze strony zespołu pomocy technicznej.
Prostota ClickUp przekłada się również na cenę. Oto spojrzenie na każdy poziom:
- Bezpłatny
- Bez ograniczeń – 5 USD za członka miesięcznie
- Biznes – 9 USD za członka miesięcznie
- Enterprise – Skontaktuj się z działem sprzedaży, aby uzyskać spersonalizowany plan
Możesz skorzystać z ich bezpłatnego planu na zawsze, który obejmuje 100 MB pamięci, nieograniczoną liczbę zadań i nieograniczoną liczbę członków. Możesz też zacząć od nieograniczonego planu za 5 USD za członka miesięcznie, który oferuje nieograniczone miejsce na dane, integracje, pulpity nawigacyjne i widoki kalendarza.
Plan biznesowy o wartości 9 USD na członka jest bardziej odpowiedni dla większych zespołów, które potrzebują niestandardowych funkcji eksportowania, zaawansowanych opcji śledzenia czasu lub widoków prywatnych i chronionych. Jeśli szukasz bardziej solidnego planu biznesowego, musisz skontaktować się z działem sprzedaży, aby zawrzeć umowę.
Zalecamy wypróbowanie bezpłatnej wersji próbnej dla poziomu, który Cię interesuje, aby przekonać się, jak dobrze działa. Jeśli nic więcej, darmowy plan, który możesz wykorzystać do różnych projektów, jest również świetnym miejscem na rozpoczęcie, jeśli jesteś małym zespołem.
Jeśli jesteś gotowy, aby podjąć decyzję, kliknij tutaj zacząć korzystać z ClickUp i rozpocząć zarządzanie wszystkimi swoimi projektami.
#2 – Monday.com — najlepszy do zarządzania zdalnymi projektami
Monday.com to narzędzie do zarządzania projektami w świecie po pandemii, w którym biznes kwitnie, ale nikt nie chce wracać do biura. Jest to znaczące narzędzie na rynku zarządzania projektami ze względu na łatwość wdrożenia, bez względu na to, gdzie na świecie znajduje się Twój zespół.
Nic dziwnego, że korzysta już z niego ponad 100 000 zespołów z różnych branż — w tym Hulu, NBC, Universal i BBC Studios.
Wysoce wizualna i intuicyjna, Monday.com umożliwia tworzenie przepływów pracy w ciągu kilku minut za pomocą wypróbowanych i sprawdzonych szablonów opartych na rzeczywistych zespołach. Nie ma też długich i nadmiernie skomplikowanych szkoleń ani procesu wdrażania, aby ktokolwiek z Twojego zespołu zaczął z powodzeniem z niego korzystać.
Twój zespół może zdalnie planować, śledzić i wykonywać wspaniałą pracę za pomocą narzędzi, takich jak osie czasu, niestandardowe automatyzacje, mapy danych, przypisywanie zadań, pulpity nawigacyjne oparte na danych i narzędzia do śledzenia czasu, które można dostosować do stref czasowych.
Istnieje wiele integracji, z których może skorzystać Twój zdalny zespół, aby mieć pewność, że wszystko, czego potrzebujesz do swoich projektów, jest zebrane i dostępne w jednym miejscu.
Monday.com dzieli ceny według liczby miejsc. Dla uproszczenia podane przeze mnie ceny są oparte na scenariuszu trzymiejscowym.
Polecam odwiedzić ich stronę z cenami, aby sprawdzić każdy niestandardowy punkt cenowy po dostosowaniu liczby miejsc, które Twoim zdaniem będą potrzebne.
Oto podział cen Monday.com na podstawie ich oferty na trzy miejsca:
- Indywidualny – na zawsze bezpłatnie dla maksymalnie dwóch miejsc
- Podstawowy – 8 USD za miejsce miesięcznie rozliczane rocznie
- Standard – 10 USD za miejsce miesięcznie rozliczane rocznie
- Pro – 16 USD za miejsce miesięcznie rozliczane rocznie
- Przedsiębiorstwo – skontaktuj się z jego zespołem, aby uzyskać więcej informacji
Możesz wziąć Monday.com na jazdę próbną z ich indywidualnym bezpłatnym planem na zawsze, aby zapoznać się z ich narzędziami i pulpitami nawigacyjnymi, co jest świetne dla jedno- lub dwuosobowego zespołu. Oto jak mierzą się pozostałe poziomy:
Podstawowy: idealny dla zespołów, które chcą rozpocząć obsługę wszystkich swoich projektów w jednym centralnym miejscu z limitem 5 GB miejsca.
Standard: lepsze dla zespołów, które chcą mieć większą kontrolę nad widokami projektów i chcą współpracować zewnętrznie.
Pro: Najlepsze dla zespołów, które stale zarządzają złożonymi przepływami pracy, potrzebują automatyzacji i wielu integracji, aby skutecznie działać.
Enterprise: Czy potrzebujesz dodatkowych zabezpieczeń, kontroli i zaawansowanego wsparcia dla dużego i rozwijającego się zespołu zarządzającego złożonymi projektami? Skontaktuj się z jego zespołem sprzedaży, aby uzyskać spersonalizowany plan Enterprise.
… lub przeczytaj naszą pełną recenzję Monday.com.
#3 – Smartsheet — najlepszy dla zespołów marketingowych
Jeśli jesteś zespołem marketingowym, który chce usprawnić zarządzanie projektami i zwiększyć produktywność, Smartsheet to rozwiązanie oparte na chmurze, które pomoże Ci z łatwością uporać się z tym wszystkim.
Możesz gromadzić, śledzić i realizować wszystkie swoje kreatywne projekty dzięki integracji z pakietem Adobe Design Suite, udostępniać szablony marketingowe i tworzyć niestandardowe formularze zadań. Smartsheet został zaprojektowany, aby przeprowadzić Cię przez całą drogę od koncepcji do realizacji za pomocą narzędzi, które umożliwiają śledzenie postępów Twojego zespołu.
Masz również możliwość efektywnego zarządzania zespołem z różnymi zestawami umiejętności i dostępnością dzięki funkcjom przypisywania zadań.
Smartsheet ułatwia zarządzanie projektami iteracyjnymi, umożliwiając zespołowi przekazywanie opinii, śledzenie postępów w obciążeniu pracą i współpracę nad szczegółami projektu za pomocą wielu szablonów, które ułatwiają zespołowi przejście do łatwego w zarządzaniu przepływu pracy.
I oczywiście integruje się ze wszystkimi najlepszymi narzędziami i aplikacjami marketingowymi, takimi jak Marketo, Microsoft, Slack, Gsuite i nie tylko.
Smartsheet nie podaje ich cen wprost. Więc jeśli naprawdę chcesz go używać, musisz się z nimi skontaktować.
#4 – Trello — najlepszy do zarządzania treścią
Trello , narzędzie do zarządzania projektami używane przez takie firmy jak Google, Peloton, Costco i Squarespace, to proste narzędzie do zarządzania projektami, którego możesz użyć, aby uzyskać kontrolę nad swoją strategią treści.
Spośród wszystkich dostępnych narzędzi Trello zdecydowanie wygrywa jako łatwe i proste narzędzie, które pomaga aktywnie zarządzać, tworzyć i wykonywać ciągły przepływ treści.
Dzięki przepływowi pracy w stylu Kanban Trello możesz tworzyć karty treści i przenosić je z postępu od lewej do prawej, pracując nad każdą z ich ruchomych części na z góry określonej osi czasu. Możesz dodać członków, etykiety, listy kontrolne i załączniki do każdej karty wraz z niestandardowymi polami, aby spersonalizować proces.
Aby osłodzić umowę, Trello pozwala zobaczyć postępy w strategii treści dzięki przydatnemu widokowi kalendarza. Dzięki niemu zawsze będziesz mógł zobaczyć, jakie treści są w toku, co zbliża się do terminu, a co jest opóźnione.
Jego funkcja Butler umożliwia również konfigurowanie automatyzacji i poleceń w całym procesie. Więc żaden szczegół ani projekt nie wypada przez szczeliny.
Trello nie zawodzi również w dziale współpracy, który jest ważnym elementem strategii zarządzania treścią. Możesz dodawać lub usuwać członków zespołów i integrować aplikacje, takie jak Slack, aby zachować komunikację w nienaruszonym stanie. Co najlepsze, nie ma ograniczeń co do liczby zespołów, które możesz utworzyć.
Jak układają się poziomy cenowe Trello? Jego darmowy plan na zawsze jest świetny dla małych zespołów, które dopiero zaczynają.
- Bezpłatny
- Klasa biznes – 9,99 USD za użytkownika miesięcznie
- Enterprise – 17,50 USD na użytkownika miesięcznie
Pamiętaj, że nie ma limitu liczby zespołów, które możesz utworzyć i zaprosić do pulpitu nawigacyjnego, ale możesz utworzyć tylko 10 tablic (co może ograniczyć liczbę projektów treści, którymi możesz zarządzać). W wersji darmowej otrzymujesz również nieograniczoną liczbę kart, nieograniczoną liczbę list i 1 MB na załącznik.
Plan Business Class pozwala ustawić nieograniczoną liczbę tablic, kart i list na zespół, a także limit 250 MB na załącznik, zaawansowane listy kontrolne, priorytetową obsługę i szablony tablic zespołu.
Jeśli patrzysz na ich poziom Enterprise, czeka Cię mnóstwo innych funkcji, takich jak nieograniczona liczba elementów, a także niestandardowe tła, kolekcje tablic, niestandardowe pola i widoki map.
Aby uzyskać kompleksowe spojrzenie na dokładne funkcje oferowane na każdym poziomie, polecam odwiedzić ich stronę z cenami, aby przejrzeć ich długą listę funkcji.
#5 – Notion — Najlepszy dla startupów
Notion to prosty system zarządzania projektami, na który można liczyć, ma kluczowe znaczenie dla startupów, które muszą szybko realizować projekty i zarządzać nimi. W tym miejscu pojawia się łatwe w użyciu i proste narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Notion.
Notion reklamuje się jako narzędzie projektowe przeznaczone specjalnie dla startupów i zaprojektował swoje funkcje z myślą o potrzebach startupów.
Dzięki Notion masz dostęp do narzędzi, które pozwalają organizować i tworzyć wiki, notatki ze spotkań, mapy drogowe i mnóstwo załączników do projektów. Jest kompatybilny z systemami IOS, Android, Mac i Windows, co znacznie ułatwia współpracę na całym świecie.
To, co sprawia, że Notion jest tak prostym narzędziem do zarządzania projektami, to jego przewodniki i samouczki, które oferują mnóstwo zestawień i wskazówek, jak nauczyć się procesu zarządzania projektami i szybko go wdrożyć.
Współpraca między zespołami jest łatwiejsza dzięki widokom osi czasu, możliwości zostawiania komentarzy i prowadzenia dyskusji oraz możliwości tworzenia połączonych baz danych wraz z przypomnieniami i wzmiankami.
Jeśli zdarzy ci się pracować z jednym z partnerów Notion, kwalifikujesz się do kredytu w wysokości 1000 USD do wykorzystania w ramach planu zespołowego. To prowadzi mnie do jego cen — gdzie masz szczęście, jeśli szukasz darmowego planu startowego.
Notion dzieli swoje poziomy cenowe na dwie kategorie. Pierwsze dwa świetnie nadają się do użytku osobistego.
- Osobiste – bezpłatne
- Personal Pro – 4 USD miesięcznie rozliczane rocznie
- Zespół – 8 USD na członka miesięcznie rozliczane rocznie
- Przedsiębiorstwo – Skontaktuj się z działem sprzedaży
Jeśli jesteś jednoosobowym startupem, który ledwo zaczyna nabierać trakcji, jeden z dwóch poziomów może okazać się przydatny jako prosty sposób na organizowanie codziennych zadań. Na przykład Personal Pro pozwala mieć nieograniczoną liczbę gości i nieograniczone przesyłanie plików wraz z możliwością synchronizowania konta na różnych urządzeniach podczas tworzenia nieograniczonej liczby stron i bloków.
Jeśli Twój startup składa się z kilku osób, lepiej przyjrzeć się warstwie Team lub Enterprise.
Warstwa zespołu jest idealna, jeśli chcesz utworzyć wspólny obszar roboczy z zaawansowanymi uprawnieniami i narzędziami administracyjnymi. A warstwa Enterprise jest świetna dla większych zespołów z coraz bardziej złożonymi systemami zarządzania projektami, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń, dedykowanego zarządzania i niestandardowej umowy.
Jak wybrać aplikację do zarządzania projektami?
Jeśli chodzi o recenzowanie najlepszego prostego oprogramowania do zarządzania projektami, zadbaliśmy o podkreślenie „prostego” aspektu. Skupiliśmy się na oprogramowaniu, które było naprawdę przyjazne dla użytkownika, bez stromej krzywej uczenia się, które było dostępne zarówno dla doświadczonych profesjonalistów, jak i początkujących.
Oprócz prostoty, oto kilka dodatkowych kryteriów, które przyjrzeliśmy się, aby dokonać naszych wyborów, które również powinieneś wziąć pod uwagę.
Ramy zarządzania projektami
Można powiedzieć, że ramy zarządzania projektami to chleb powszedni każdego narzędzia do zarządzania projektami. Mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że Twój zespół jest przygotowany do planowania, tworzenia i dostarczania projektów z łatwością, szybko i na dużą skalę.
Podczas gdy niektóre narzędzia do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, oferują coś, co wydaje się nieskończoną listą konfigurowalnych struktur i widoków projektów, inne mają bardziej ograniczone możliwości, zwłaszcza w ramach tańszych planów miesięcznych. Kiedy szukasz narzędzia, które najlepiej pasuje do Twojego stylu zarządzania projektami, musisz sprawdzić, jak wizualne i przyjazne dla użytkownika są ich frameworki oraz jak są skonstruowane, a następnie porównać te elementy z potrzebami Twojej firmy.
Krzywa uczenia się i zasoby
Mówimy tutaj o prostym oprogramowaniu do zarządzania projektami, co oznacza, że chcesz zintegrować oprogramowanie, którego wdrożenie nie zajmuje eonów, wiąże się z przytłaczającym procesem onboardingu lub wymaga oszałamiającej wiedzy technicznej.
Jeśli szukasz prostego, ale skutecznego narzędzia do zarządzania wszystkimi projektami, poszukaj dokumentacji, poradników oraz obszernych zasobów i bibliotek dotyczących wszystkich sposobów korzystania z tego narzędzia. Bez tego integracja narzędzia do zarządzania projektami i utrzymywanie go w prostocie może nie przebiegać tak gładko. Zwłaszcza jeśli zarządzasz zespołem o różnym poziomie doświadczenia i umiejętnościach.
Raportowanie
Przydatną funkcją, która łączy to wszystko podczas skutecznego zarządzania każdym projektem, jest narzędzie do raportowania lub analizy. Dzięki niemu możesz zobaczyć, jak zarządzasz swoim czasem, śledzić budżety projektów, mierzyć produktywność zespołu, a nawet obserwować rozkład obciążenia w całym zespole.
Chociaż mniejsze zespoły mogą od samego początku nie potrzebować funkcji raportowania i analizy, może to być świetnym dodatkiem do rozwoju, gdy uzyskasz przegląd wszystkich ruchomych części procesu. Im więcej możesz zmierzyć, tym więcej możesz iterować i poprawiać.
Podsumowanie
Proste oprogramowanie do zarządzania projektami, które odpowiada Twoim celom biznesowym i potrzebom, pomoże Ci łatwo zamienić chaos w uporządkowany plan, który możesz realizować.
Ale zarządzanie projektami może przybierać różne kształty i rozmiary, dlatego moją najlepszą rekomendacją do skutecznego zarządzania prawie każdym projektem jest bez wątpienia ClickUp, ze względu na jego wszechstronność i łatwość użytkowania.
Oto krótki przegląd najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, które sprawdziliśmy tutaj:
- ClickUp – najlepszy dla większości
- Monday.com – Najlepsze do zdalnego zarządzania projektami
- Smartsheet – najlepszy dla zespołów marketingowych
- Trello – najlepszy do zarządzania treścią
- Notion – Najlepsze dla startupów
Zalecamy skorzystanie z niektórych bezpłatnych wersji próbnych i wersji demonstracyjnych, aby naprawdę poznać każde narzędzie, które Cię interesuje, zanim zdecydujesz się na płatny plan. W ten sposób wiesz, że czerpiesz jak najwięcej z inwestycji, która jest dla Ciebie odpowiednia.
